Digitalisering av økonomifunksjonene: Tør du vente?

Mange av oss nyter synet av at robotgressklipperen surrer rundt på plenen, mens vi lener oss tilbake og tar en slurk av kaffekoppen.

Likevel ser vi at det fortsatt er mange selskaper som velger svært manuelle og Excelbaserte rapporteringsverktøy og prosesser .

Hvordan kan enkeltbedrifter over hele landet bli sterkere digitalt og få utbytte av den digitaliserte økonomien?

Vi har snakket med Stein-Ragnar Noreng, Micael Ueland og Sven Helge Alme i TheVIT.

Hva vil det si å digitalisere økonomiprosessene?

Økonomisystemene har vært digitale i noen tiår, men nå digitaliseres også prosessene, noe som åpner for helt nye muligheter. Ved å ta et steg tilbake vil mange oppdage at man gjør arbeidsoppgaver som er totalt overflødige. - Idag er det store gevinster å hente dersom man er villig til å kaste gamle rutiner over bord, uttaler Sven Helge Alme, leder for IT i TheVIT.

Effektivisering

Effektivisering er en av de største og mest synlige effektene av digitalisering, rett og slett ved at mange manuelle prosesser knyttet til transaksjonsbehandling reduseres i stort omfang. Det betyr at regnskapet i stor grad «lager seg selv». - Mye av dette skjer utenfor økonomisystemet, ved at kunder og leverandører utveksler digital informasjon mellom seg. I tillegg kan man anvende roboter (såkalt RPA-teknologi), som automatiserer prosesser som ellers ikke kan digitaliseres gjennom tilgang til systemenes API ’er. Dette gjør at kostnadene reduseres betydelig fordi man kutter manuelle prosesser, sier Stein-Ragnar Noreng, administrerende direktør i TheVIT.

Dette fører til at endringer kan initieres mye raskere. «Stille endringsledelse» er et begrep som er lansert for å beskrive dette og disse forholdene kan ha stor betydning for resultatskapingen i bedriften. – Ikke bare er styringsinformasjon tilgjengelig i real time, men du kan få detaljinformasjon på driverne for lønnsomhet som gjør at kvaliteten på styringsinformasjonen er bedre, skyter leder for Business Intelligence og Rapportering Micael Ueland inn, entusiastisk.

Hvordan kan TheVIT hjelpe kunder med digitaliseringen?

TheVIT har et bredt spekter av kompetanse og erfaring. Det gjør at vi raskt finner hvor «skoen trykker», altså hvor forbedringspotensialet er størst, og hva som kreves. Ofte er det ikke nødvendig med store systemskifter. - Vi er systemuavhengige og har ett mål; å finne de beste og mest optimale løsningene for våre kunder, uttaler Alme. Noreng henger seg på og forteller at TheVIT etablerer datatrafikk mellom kundens ulike systemer, bruker robot der det er nødvendig, og bruker lett tilgjengelig teknologi.

TheVIT har som ambisjon å være næringslivets beste støtteapparat. I dette ligger blant annet å kombinere forretningsforståelse, leder-, HR- og teknologikompetanse med digitalisering og endringer i et helhetlig perspektiv for deg som kunde. Vi har også kompetanse og erfaring innenfor mange bransjer, som gjør at vi kan skreddersy løsninger for spesielle bransjebehov. (som f.eks. restaurant- transport- og byggebransjen).

- Vi tror også det er viktig at vi ser det store bildet sammen med kunden, sier Ueland. - Det skaper verdi umiddelbart og motivasjon for resten av reisen.

Systemuavhengig

TheVIT har erfaring med de fleste systemer og har også egne utviklere som jobber med robotisering. Det avgjørende er hva kunden har behov for. - Hver bransje har sine særegenheter og bruker ofte systemer som er utviklet for bransjen. Men vi har kompetansen til å utnytte det digitale potensialet i slike, sier Stein-Ragnar Noreng. - Takket være egne utviklere kan vi lære disse til å «snakke sammen», påpeker han.

Sven Helge Alme mener at ekte skybaserte plattformsystemer er et svært viktig kriterie. - Her har man en rekke fordeler, sier han og fremhever integrasjonsvennlighet, brukervennlighet, enkel prisstruktur, og ikke minst at arbeidsdelingen får en helt annen dimensjon.

- Vi har anbefalt og implementert PowerOffice GO, Xledger og Tripletex for mange kunder. Vi har også erfaring med de fleste andre ERP-systemer og samarbeidet med Linked2 tar integrasjoner til et nytt nivå, kommenterer han.

Tenk fortjeneste, ikke besparing

Hvor mye man sparer avhenger av hvor mange manuelle rutiner og operasjoner man har i dag. - Det blir som at et dårlig isolert hus kan spare mye fyringsutgifter ved å isolere bedre, mens for ett annet hus som er nokså godt isolert vil man spare mindre, forklarer Stein-Ragnar. - Det viktige er at kostnaden ved å digitalisere ikke er høy, og at besparelsen uansett kommer fort, påpeker han.

Dermed er det mer interessant å spørre seg selv hvor mye man kan forvente å tjene på å digitalisere driften. - Det er på høy tid å kvitte seg med unødig tidsbruk, samtidig med at tiden vi lever i krever en stadig hyppigere oppdatert økonomisk status for å ta riktige og raske beslutninger, uttaler Alme. Gjennom digitaliseringen får man tilgang til et bedre beslutningsgrunnlag raskere og kan med det iverksette riktige tiltak som bedrer prestasjonene som igjen bidrar til at topplinjen og bunnlinjen blir større. Det handler ikke nødvendigvis om hva du tjener på å ta del i dette, men hva du går glipp av om du ikke startet dette arbeidet nå.

I tillegg frigjør du årsverk fra administrasjon til salg, marked og annet kunderelatert arbeid, som bidrar til å øke inntektene. - Digitalisering av virksomheten medfører derfor både lavere kostnader og muligheter til høyere inntekter, avslutter de tre.