Lederrådet: Episode 4

“One size fits all” gjelder ikke ved valg av hjemmekontormodell

I denne episoden av Lederrådet får vi et gjenhør med Lise Gran og Trond Erik Solheim fra advokatfirmaet Homble Olsby Littler. Vi diskuterer hvordan man som leder kan gå frem for å etablere en ordning for hjemmekontor som er tilpasset virksomheten. Her er Lise og Trond Eriks råd og tips.

Trond Erik Solheim har lang erfaring som leder og partner, og har gjort seg noen erfaringer for hjemmekontor som arbeidsgiver.

Dette må du huske på når du velger modell for hjemmekontor

“Hjemmekontor har gått overraskende greit, og det er trygt å si at en eller annen form for hjemmekontor har kommet for å bli, og det er noe vi som arbeidsgivere må forholde oss til”, sier Trond Erik. Han fortsetter med å forklare at arbeidslivet har endret seg, og at det vil neppe gå tilbake til slik det var før pandemien. Han argumenterer med at det dels handler om at hjemmekontoret har vist at produktiviteten øker, og dels fordi mange ansatte også forventer en større grad av fleksibilitet enn tidligere.

Hør episode 4 av Lederrådet

Lise Gran og Trond Erik Solheim diskuterer lover og regler på hjemmekontoret.

Den varige endringen i arbeidslivet har ført til at mange arbeidsgivere må angripe hjemmekontor på en mer systematisk og planmessig måte. “Under pandemien har vi forholdt oss til de reglene og ordre vi fikk”, sier Trond Erik som er sikker på at dette vil endre seg. Det er nemlig lovpålagt at arbeidsgivere som åpner for mer enn sporadisk bruk av hjemmekontor må ha en plan og lage individuelle avtaler med ansatte det gjelder.

Dette er HR-teamet som kan hjelpe deg med hjemmekontorordningen din

Hvordan finne en best mulig løsning på virksomhetens behov og ansattes ønsker

Som Trond Erik er inne på, har ansatte en høyere forventning av fleksibilitet enn noen gang. Flere ansatte har innrettet livet sitt etter en ordning med fast hjemmekontor. Noen har flyttet ut av byen, noen har flyttet til hjembyen sin, mens andre ønsker å være på kontoret så mye som mulig. “Virksomheter har individuelle behov og vil ønske å etablere modeller som er tilpasset dem, samtidig kan mange medarbeidere ha forventninger og ønsker om hvordan de selv kan disponere fleksibiliteten”, sier Lise Gran før hun går inn på at man som leder kan finne en god match mellom virksomhetens behov og de ansattes ønsker.

“Ofte er det et felles ønske om å prestere best mulig innenfor virksomhetens behov, også på hjemmekontor”, kommenterer Lise. Hun presiserer at i de tilfellene hvor det ikke er sammenfallende interesser, er det viktig å huske på hva som kjennetegner et arbeidsforhold. “Arbeidstaker får lønn mot å stille tid og arbeidskraft tilgjengelig for arbeidsgiver”, definerer hun. Hovedregelen innebærer derfor at det er arbeidsgivers behov som er styrende for hvordan virksomheten skal styre arbeidet.

Hvorvidt det skal åpnes for hjemmekontor er det arbeidsgiver som bestemmer i kraft av styringsretten. Dette betyr på ingen måte at arbeidsgiver sitter på fasiten, men det understreker at det er viktig med dialog gjennom en slik prosess. Lise understreker hvor viktig det er å kunne gjøre endringer underveis.

Gry Brandsnes

LEDER HR BUSINESS PARTNER

Tjenester: HR Business Partner

Avdeling: Oslo • Haugesund

Telefon E-post LinkedIn

Tradisjon og innstilling blant eiere og ledere avgjør ofte hvordan hjemmekontorordning man ender opp med

Vi ser stadig at virksomheter velger ulike ordninger for hjemmekontor. Trond Erik mener variasjonene baserer seg på mange faktorer, blant annet på hvor stor grad arbeidsoppgavene på hjemmekontor kan utføres på en hensiktsfull måte. I tillegg er det faktorer som tradisjon og innstilling blant eiere og ledere som spiller en rolle. “Mye av ulikheten skyldes at vi er i en overgangsfase”, sier Trond Erik som er klar på at han tror arbeidsgivere som ikke ønsker å tilpasse seg behovet om fleksibilitet vil tape over tid.

Hvordan skal en leder komme frem til en god ordning dersom behovet internt varierer?

Trond Erik Solheim mener størrelsen på virksomheten spiller inn. De mindre virksomhetene vil kunne løse det på en enkel måte, men jo større og mer kompliserte selskapet er, jo viktigere er det å angripe problemet på en mer systematisk måte. Trond Erik anbefaler arbeidsgivere å tenke grundig gjennom hvilke stillinger som kan egne seg for hjemmekontor og i hvilken grad. “Det er viktig at alle valg er meningsfulle og forståelige for de ansatte slik at man unngår konflikt og urettferdighet”, sier Trond Erik.

Lag en policy med klare kjøreregler for hjemmekontor

Han påpeker at det ikke betyr at arbeidsgiver er nødt til å lage et regelverk eller et policydokument som skaper rettigheter for de ansatte hvor arbeidsgiver mister muligheten til å gjøre individuelle styringer. “Det er fullt mulig å lage en policy som gir klare kjøreregler, men som samtidig gir arbeidsgiver muligheten til å gjøre individuelle vurderinger”, fastslår Trond Erik. Det er dermed ikke noe motstrid mellom styringsretten og det å ha et godt regelverk.

Lise legger til at det er bra å bruke et policydokument som et grunnverktøy, men minner om at det ikke er nok i seg selv. “Vi har en hjemmekontorforskrift som sier at man også må ha en individuell avtale”, forteller hun. Hun forklarer videre at den er mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og den bestemmer hva avtalen skal regulere av forskjellige elementer, som for eksempel omfanget av hjemmekontor, arbeidstid, oppsigelser osv. Hun påpeker at mye av dette kan være felles regulert i policydokumentet, men at det også kan spesialreguleres til individuelle ansatte, etter en saklig begrunnelse.

Kjøreregler ved valg av hjemmekontormodell

Lise og Trond Erik kommer med noen oppsummerende tips til slutt:

Involver de ansatte
Sørg for å lage en god juridisk avtale som er godt gjennomtenkt
Selv om avtalen er god, er det viktig å følge opp de ansatte sosialt, faglig og arbeidsmiljømessig på hjemmekontor
Ta jevnlige evalueringer