Arbeidsgivers ansvar for arbeidstakers arbeidsmiljø opphører ikke fordi arbeidstakeren jobber hjemmefra. Tvert imot krever forskriften om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem at arbeidsgiver aktivt jobber med HMS også for ansatte på hjemmekontor. Hva innebærer dette ansvaret og hvordan kan arbeidsgivere jobbe med arbeidsmiljø når ansatte jobber hjemmefra?
Hjemmekontorarbeid påvirker både arbeidsgivers rett og plikt til å ivareta vedkommendes arbeidsmiljø. Når arbeidstaker jobber fra hjemmekontoret kan det være vanskelig for arbeidsgiver å følge med på hvordan arbeidstaker har det på jobb. Arbeidsgiver kan ikke kreve å få tilgang til arbeidstakers hjem for å «inspisere» arbeidsplassen med mindre arbeidstakeren gir sitt samtykke til et slikt besøk. Hensynet til privatlivets fred gjør derfor at arbeidsgiver må ivareta sine plikter på en litt annen måte enn når de ansatte jobber fra arbeidsgivers lokaler.
Forskriften gjør unntak fra arbeidsmiljølovens HMS-bestemmelsene når det gjelder HMS og arbeid fra hjemmekontor. Men; det betyr ikke at arbeidsgiver er fri for ansvar. Det betyr bare at arbeidsgiver må tenke annerledes og ivareta de ansattes arbeidsmiljø på en annen måte enn ellers. Arbeidsgiver har etter forskriften fortsatt plikt til «så langt som praktisk mulig» å sørge for at de ansattes fysiske og psykososiale arbeidsmiljø er fullt forsvarlig. I dette ligger blant annet å forsikre seg om at arbeidstaker har et egnet sted i hjemmet hvor vedkommende kan arbeide uforstyrret, at vedkommende har nødvendig utstyr og at arbeidsstedet, utstyret og innemiljøet ikke medfører uheldige fysiske belastninger for arbeidstaker. Uten mulighet til observasjon eller inspeksjon blir dialog og tillit mellom leder og arbeidstakerne desto viktigere faktorer enn før i arbeidet med å sikre ansattes ve og vel på jobb. Bedriftshelsetjenesten kan også være en nyttig samarbeidspartner for arbeidsgiver i dette arbeidet.
Hjemmekontorforskriften pålegger arbeidsgiver å inkludere hjemmekontorarbeid i sitt systematiske arbeid med HMS (internkontrollen). Det betyr at arbeidsgiver må etablere gode rutiner for å følge opp og sikre at de ansatte har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø også på hjemmekontor. Rutinene – og oppfyllelsen av disse – må kunne dokumenteres i arbeidsgivers internkontrollsystem.
Verneombudet og arbeidsmiljøutvalget har også en rolle når det kommer til arbeidstakers arbeidsmiljø på hjemmekontor. De skal påse at arbeidsmiljøforholdene for arbeidstakere på hjemmekontor er en del av arbeidsgivers systematiske arbeid med HMS. Heller ikke verneombudet eller medlemmene i arbeidsmiljøutvalget har adgang til arbeidstakers hjem uten samtykke fra den ansatte, så de må også ivareta de ansattes arbeidsmiljø på annen måte. I praksis skjer det gjennom dialog med de ansatte. I noen tilfeller er det kanskje lettere for ansatte å ta opp utfordringer med arbeidsmiljøet på sitt hjemmekontor med verneombudet enn direkte med arbeidsgiver. Verneombudet blir da et slags mellomledd mellom arbeidstakeren og arbeidsgiveren. I andre situasjoner kan det være mer overordnede forhold ved arbeidsmiljø på hjemmekontor som f.eks. gjelder en større gruppe ansatte og som det derfor kan være naturlig at diskuteres nærmere i et møte i arbeidsmiljøutvalget.
Når det gjelder det fysiske arbeidsmiljøet er det nok slik for mange arbeidsgivere at mye gjort ved å sikre at arbeidstaker har bærbar pc, en ekstra skjerm og tastatur tilgjengelig på hjemmekontor. For andre arbeidstakere omfatter det kanskje også en hev-senk pult eller en ergonomisk kontorstol. Forskriften regulerer ikke om, og i hvor stor grad, arbeidsgiver skal dekke utgiftene til dette. I utgangspunktet kan arbeidsgiver ensidig bestemme det, men det er bare et utgangspunkt. Dersom arbeidsgiver først åpner opp for – og kanskje også oppfordrer til – at de ansatte i stor grad kan jobbe fra hjemmekontor, følger det også med et ansvar. Hvis arbeidsgiver ikke ønsker å ta merkostnadene, kan det derfor i sin ytterste konsekvens bety at arbeidsgiver heller ikke kan legge til rette for utstrakt bruk av hjemmekontor.
Dersom regjeringens forslag om at Arbeidstilsynet skal få myndighet til å føre tilsyn med etterlevelse av forskriften vil nok søkelyset settes på den skriftlige avtalen som man må ha med arbeidstakerne og arbeidsgiveres internkontrollsystem. Da må arbeidsgiver har rutinene og dokumentasjonen i orden.
