Vi har en snart 20 år gammel forskrift som regulerer forskjellige forhold ved hjemmekontorarbeid (Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem). Forskriften pålegger arbeidsgiver visse plikter dersom arbeidstakere jobber fra hjemmekontor. Med nye erfaringer og ny forståelse av hjemmekontor, er det mange arbeidsgivere som nå lurer på når de er omfattet av hjemmekontorforskriften og hva det egentlig innebærer.
Forskriftens regler gjelder når arbeidstaker arbeider i sitt eget hjem. Den omfatter likevel ikke kortvarig eller tilfeldig arbeid hjemmefra, f.eks. dersom arbeidstaker tar igjen litt arbeid på kveldstid eller bruker en kveld/helgedag på å ferdigstille noe/komme ajour. Forskriftens regler gjelder imidlertid dersom arbeidstaker kan jobbe hjemmefra på en mer permanent basis, f.eks. inntil x antall dager per uke eller per måned. Selv når det ikke er fastsatt nøyaktig når og hvor mye arbeidstaker kan arbeide hjemmefra, men det likevel anses å være en fast ordning, vil forskriftens regler gjelde. Hva arbeidsgiver velger å kalle ordningen, er heller ikke avgjørende. Det innebærer at det er realiteten i hvilken adgang arbeidstaker har til å jobbe hjemmefra som er det avgjørende.
Dersom forskriften kommer til anvendelse må arbeidsgiver og arbeidstaker få på plass en skriftlig avtale som regulerer hjemmearbeidet. Forskriftens § 2 stiller krav til hvilke elementer som avtalen må regulere, f.eks. omfanget av hjemmearbeidet, når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver, oppsigelsesadgang og -frister for avtalen om hjemmekontor mv. For arbeidsgiver er det også viktig at avtalen utformes på en måte som sikrer at arbeidsgiver ikke begrenser sin styringsrett unødvendig. For arbeidsgivere er det også viktig å vurdere om det er forhold utover forskriftens minimumskrav det kan være klokt å innta i avtalen om hjemmekontor, for eksempel forsikringsordninger.
Forskriften pålegger arbeidsgiver plikter knyttet til å sikre at arbeidstaker har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø på hjemmekontor. Den krever også at hjemmekontorarbeid inngår i arbeidsgivers internkontroll/systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forskriften fremhever også verneombudets og arbeidsmiljøutvalgets plikter og ansvar når det gjelder arbeidstakers arbeidsmiljø på hjemmekontor og arbeidsgivers internkontroll knyttet til hjemmearbeid. I tillegg inneholder den egne regler for arbeidstid som avviker fra arbeidsmiljølovens regler. Implementering av frivillige og langsiktige ordninger for hjemmekontor kan altså få ringvirkninger og medføre behov for opplæring og oppdatering av rutiner, retningslinjer og prosesser.
I dag har Arbeidstilsynet kun myndighet til å gi veiledning om forskriftens regler. Forskriften har nettopp vært gjennom en høringsrunde hvor høringsfristen løp ut i juli 2021. I forslaget som ble sendt på høring foreslo regjeringen at Arbeidstilsynet også skal kunne føre tilsyn med etterlevelsen av forskriften. Det vil antageligvis også vil bli resultatet når endringene til slutt skal vedtas og det bør arbeidsgivere forberede seg på. Å få på plass et godt regelverk, gode rutiner for internkontroll og gode skriftlige avtaler med de ansatte om hjemmekontor er derfor viktig, også av den grunn.
Alt tyder på at fleksibel og økt bruk av hjemmekontor har kommet for å bli. Omfang, form og innhold av slike ordninger vil sikkert variere, og for mange vil det nok bli en periode med prøving (og feiling) før den «riktige» balansen er funnet. Det som er sikkert, er imidlertid at arbeidsgivere som har et aktivt forhold til hjemmekontor vil få en mye bedre reise og et bedre resultat enn de som ikke har det.
